Trouver des bénévoles est un défi constant pour les organismes d’entraide. Certains organismes ont de la difficulté à recruter et la rétention des bénévoles devient parfois problématique. Les bénévoles disposent généreusement de leur temps pour offrir des services aux organismes ayant besoin d’aide… mais les intérêts diffèrent d’un bénévole à l’autre. Popote roulante, visites et/ou téléphones d’amitié, transports sont quelques-uns des besoins nécessitant l’apport de personne bénévole. Limitée par son emploi du temps, ses intérêts, ses goûts, ses aptitudes ainsi que de ses disponibilités, le bénévole désire œuvrer dans des domaines où il est à l’aise.
Vous avez établi un cadre de référence pour la sélection et le recrutement des bénévoles, mais vous vous perdez dans l’organisation des disponibilités des bénévoles.
Nous vous suggérons une méthode de gestion du temps de disponibilité de vos bénévoles. Une fois que le bénévole a identifié les tâches qu’il aimerait offrir à votre organisation, le gestionnaire doit clairement regarder avec le bénévole, toutes ses disponibilités.
Ces disponibilités varient habituellement avec les saisons. Ainsi, un bénévole peut avoir plus de disponibilités à l’automne qu’au milieu de l’été ou vice versa. Pour ce faire, nous vous suggérons de noter les disponibilités du bénévole un trimestre à la fois. Quels sont les jours de la semaine où le bénévole est susceptible d’être libre. Ses disponibilités sont-elles le matin, en après-midi ou toute la journée.
Les exemples qui suivent, proviennent du module de gestion de la disponibilité du système d’information « ENTRAIDE » qui permet de gérer les opérations reliées aux services dispensés par un organisme d’entraide.
Dans cet exemple, nous examinons les disponibilités d’une bénévole pour les semaines du 4 octobre au 27 décembre 2015 soit le troisième trimestre de l’année financière 2015-2016. Chaque journée de la semaine est affectée de l’information « N. D. » pour non disponible à l’état de disponibilité. L’état de disponibilité est un champ par lequel on indique pour chaque jour de la semaine la disponibilité du bénévole.
Nous pouvons ajouter des éléments à la liste en spécifiant quel a été l’affectation du bénévole tel que :
L’important pour le responsable de l’affectation des bénévoles est de disposer d’une information concise et précise. Ainsi, cette information doit être facile à saisir et à consulter par la suite.
Ainsi, le responsable de l’affection des bénévoles peut consulter l’ensemble des disponibilités des bénévoles pour une semaine spécifique par un tableau de bord qui n’affiche que les bénévoles qui sont disponibles ou qui ont été retenus pour une affectation à une tâche pour une journée spécifique.
